Zmiany w biurowości sądowej
W wyniku reformy z grudnia 2021 r., wprowadzającej system do prowadzenia spraw upadłościowych i restrukturyzacyjnych, sekretariaty sądowe zyskały nowe obowiązki.
Wraz z wdrożeniem systemu do prowadzenia spraw upadłościowych i restrukturyzacyjnych, zmieniły się realia biurowości sądowej. Akta sprawy mają formę elektroniczną. Natomiast dokumenty papierowe gromadzone są w zbiorze dokumentów. Dużym wyzwaniem jest w tej sytuacji łączenie obiegu elektronicznego z nadal dopuszczalnym obiegiem tradycyjnym.
Elektroniczne akta sprawy
Zgodnie z § 216a ust. 1 Regulaminu urzędowania sądów powszechnych, akta spraw upadłościowych i restrukturyzacyjnych należy prowadzić wyłącznie w systemie teleinformatycznym (dalej: system). W tych aktach, podobnie jak w papierowych, zamieszczane są wszystkie czynności procesowe orzeczników i urzędników sądowych (w tym doręczenia). Zamieszcza się tam także czynności procesowe stron, w szczególności pisma procesowe wraz z załącznikami. Nie prowadzi się w nich numeracji kart ani podziału na tomy.
Wszystkie czynności postępowania dokonywane z udziałem sądu, poza wyraźnie wyłączonymi, są przeprowadzane w systemie. Dotyczy to nie tylko orzeczeń, ale także np. zarządzeń, czy protokołów oraz czynności wykonawczych urzędników sądowych (np. wzmianki kierownika sekretariatu o sprostowaniu). W aktach sprawy utrwalane są także zarządzenia o charakterze technicznym, związanym z funkcjonowaniem systemu. To np. przydział pracownika do sprawy. Innym przykładem jest zwrócenie się do administratora o wprowadzenie zmian w sprawie, w przypadku braku odpowiedniej funkcjonalności.
W aktach sprawy należy zamieścić adnotację o wykonaniu zarządzenia wyłącznie, kiedy nie jest ono automatycznie rejestrowane przez pracownika przy wykorzystaniu funkcjonalności tego systemu.
Doręczenia korespondencji sądowej i udostępnianie akt sprawy
W przypadku wysyłki pism elektronicznych, formularz potwierdzenia odbioru dołącza się do akt prowadzonych w systemie. Jeżeli potwierdzenie odbioru ma postać papierową, trzeba sporządzić jego elektroniczną kopię i dołączyć do akt sprawy. Papierowe potwierdzenie odbioru trafia do zbioru dokumentów. Jeśli potwierdzenie odbioru przesyłki tradycyjnej ma formę elektroniczną, nie trzeba go drukować. W takim wypadku wystarczy je załączyć w formie elektronicznej do akt.
Akta spraw udostępnia się syndykowi, nadzorcy sądowemu i zarządcy. Są one także udostępniane organom, do których przepisy o syndyku, nadzorcy sądowym i zarządcy stosuje się odpowiednio oraz uczestnikom postępowania, ich przedstawicielom i upoważnionym przez nich osobom. Dzieje się to za pośrednictwem ogólnodostępnych sieci teleinformatycznych poprzez konto w systemie teleinformatycznym. Uczestnicy i osoby przez nich upoważnione mają dostęp do tych akt za pośrednictwem systemu.
Sekretariat sądu za pośrednictwem systemu umożliwia dostęp do akt sądowych uczestnikom postępowania. Może je udostępnić także każdemu, kto dostatecznie usprawiedliwi potrzebę ich przejrzenia. Dotyczy to postępowań restrukturyzacyjnych i upadłościowych będących w toku (art. 228 ust. 1 p.u., 206 ust. 1 p.r.), a także postępowań w przedmiocie ogłoszenia upadłości (art. 35 w zw. z art. 228 ust. 1 p.u.) oraz zakończonych prawomocnym postanowieniem o oddaleniu wniosku o ogłoszenie upadłości na podstawie art. 13 ust. 1 lub 2 p.u. (art. 13 ust. 7 p.u.). Akta spraw są udostępniane w siedzibie sądu rozpoznającego sprawę oraz w siedzibach sądów rejonowych. Dzieje się to za pośrednictwem systemu, po wykazaniu tożsamości, a jeśli wymaga tego przepis, to po dostatecznym usprawiedliwieniu potrzeby zapoznania się z nimi. Chyba że przepisy odrębne stanowią inaczej.
Prowadzenie zbioru dokumentów
Obok akt elektronicznych należy założyć dla sprawy także zbiór dokumentów. W tym wypadku stosuje się odpowiednio przepisy dotyczące akt sprawy w postaci papierowej. Do zbioru powinny trafić:
- pisma i dokumenty wierzycieli wykluczonych cyfrowo,
- dokumenty przedkładane jako oryginały elektronicznych kopii, o których mowa w art. 216a ust. 1c pkt 2 p.u. i art. 196a ust. 4 pkt 2 p.r.,
- dokumenty przedkładane przez wierzycieli wykluczonych cyfrowo, jako załączniki do wniosków lub oświadczeń składanych ustnie w biurze podawczym każdego sądu rejonowego,
- podpisane kopie pism wysyłanych przez sąd (§ 23 ust. 1 Instrukcji),
- potwierdzenia odbioru w postaci papierowej.
W przypadku przedstawienia sprawy sądowi odwoławczemu lub Sądowi Najwyższemu, zbiór dokumentów przesyła się wraz z przyznaniem dostępu do akt sprawy (§ 216d ust. 1 i 5 RUSP). W takim wypadku włącza się do niego specjalną kartę, na której kierownik sekretariatu odnotowuje liczbę kart zawartych w zbiorze. Na karcie tej wskazuje się przyczynę przedstawienia akt sądowi drugiej instancji. Następnie odnotowuje się datę wpływu akt do tego sądu (§ 55 ust 1 Instrukcji).
Podsumowanie
Omówione zmiany tworzą skomplikowaną sieć przepisów. Stanowią one próbę uregulowania biurowości sądowej w nowych realiach postępowań upadłościowych i restrukturyzacyjnych. Ich interpretacji nie ułatwia fakt, że zostały rozproszone w aktach prawnych rozmaitej rangi – od ustawy, poprzez rozporządzenia, aż po zarządzenie Ministra Sprawiedliwości. Zastosowanie wielu z tych przepisów zależy ponadto od określonych funkcjonalności systemu, które nie zostały skodyfikowane i nadal są rozbudowywane. Oznacza to, że szczegółowe rozwiązania w obszarze biurowości sądowej, niewątpliwie stanowić będą w najbliższym czasie wyzwanie.
Niniejszy tekst stanowi wyciąg z komentarza praktycznego przygotowanego przez autora dla wydawnictwa Wolters Kluwer. Pełna wersja komentarza jest dostępna dla użytkowników systemu LEX pod adresem:
